Bagian 16: Mail Merge (Surat Massal)

⏳ Waktu Pelatihan: 45 Menit

🎯 Level: Menengah

🧠 Metode: Teori + Praktik

📦 Format Materi: Interaktif (offline/online)

📌 Persyaratan: Telah memahami dasar penggunaan Word

🎯 Tujuan: Peserta dapat membuat surat massal (Mail Merge) dengan data dari Excel atau sumber lainnya.

Mail Merge memungkinkan Anda membuat banyak surat atau sertifikat sekaligus dengan data berbeda, seperti nama peserta, alamat, atau nomor undangan, menggunakan 1 dokumen template.

Mail Merge sangat berguna untuk menghemat waktu ketika membuat surat atau sertifikat dalam jumlah banyak. Anda hanya perlu menyiapkan satu template dan database penerima, lalu Word akan menyesuaikan isi surat secara otomatis.

Pastikan data Excel rapi dan lengkap. Kolom header harus jelas, dan tidak ada sel penting yang kosong agar proses Mail Merge berjalan lancar.

Setelah terbiasa, Anda bisa bereksperimen dengan berbagai jenis dokumen, misalnya sertifikat, undangan, atau laporan, sehingga efisiensi kerja meningkat secara signifikan.

Mail Merge memungkinkan Anda membuat banyak surat atau sertifikat sekaligus dengan data berbeda, seperti nama peserta, alamat, atau nomor undangan, menggunakan 1 dokumen template.

Langkah Dasar Mail Merge

  1. Siapkan dokumen Word sebagai template surat.
  2. Buka tab Mailings dan klik Select Recipients > Use an Existing List.
  3. Pilih file Excel atau CSV yang berisi data penerima.
  4. Gunakan Insert Merge Field untuk menempatkan data seperti Nama, Alamat, dsb.
  5. Klik Finish & Merge untuk mencetak atau menyimpan semua surat hasil merge.
Template surat di Word untuk Mail Merge
Siapkan dokumen template di Word yang akan digunakan sebagai dasar surat massal.
Tab Mailings di Word
Buka tab Mailings untuk mengakses semua fitur Mail Merge.
Membuat data penerima di database
Klik Type a new list lalu pilih Create ... untuk membuat data penerima.
Membuat field penerima di database
Klik Delete semua field, kemudian Add untuk membuat data di database
Membuat daftar data penerima di Word
Data di entri ke database dan siap digunakan dalam dokumen Word.
Menyimpan daftar data penerima di Word
"Data akan disimpan sebagai file database .mdb secara otomatis oleh Word, dan dapat digunakan kembali untuk Mail Merge lain."
Menyisipkan field Mail Merge
Gunakan Insert Merge Field untuk menambahkan data seperti nama atau instansi ke dalam isi surat.
Hasil pratinjau Mail Merge
Gunakan tombol Preview Results untuk melihat hasil surat sebelum dicetak.
Menyelesaikan dan mencetak Mail Merge
Klik Finish & Merge lalu pilih Print Documents untuk mencetak surat massal.
Contoh hasil surat Mail Merge
Setiap penerima akan mendapatkan sertifikat dengan data yang otomatis terisi sesuai database.
Data file Excel harus tersusun rapi: baris pertama sebagai header (Nama, Alamat, dsb) dan tidak ada sel kosong dalam kolom penting.

📝 Latihan:

  1. Buat file Excel dengan kolom: Nama, Instansi, Alamat.
  2. Buat surat undangan di Word dengan salam dan isi otomatis dari data Excel.
  3. Cetak ke PDF menggunakan Finish & Merge > Print Documents.